Hướng dẫn sử dụng OneBox

Bạn đọc phần nào

Hệ thống PropSales gồm 3 phân hệ: OneBox, PropSales web và app PropSales. Mỗi phân hệ dùng để làm gì, ai dùng và địa chỉ đăng nhập: xem mục Địa chỉ hệ thống ngay bên dưới.

Tài liệu chia thành 3 nhóm: Thiết lập (làm một lần khi bắt đầu, do IT phụ trách), Vận hành (việc hằng ngày của từng phòng ban) và Theo tình huống (các việc phát sinh sau khi hệ thống đã chạy).

Dùng các nút ở đầu trang để chỉ hiện phần dành cho bạn. Nếu không thấy một menu hoặc nút được nhắc tới, tài khoản của bạn chưa được cấp quyền; hãy liên hệ iHouzz (xem mục Liên hệ hỗ trợ).

Gặp vướng mắc? Xem bảng Thuật ngữ và Câu hỏi thường gặp ở cuối tài liệu.

Địa chỉ hệ thống

Hệ thống PropSales gồm 3 phân hệ. Mọi mục trong tài liệu đều dẫn về bảng này. Khi địa chỉ thay đổi, iHouzz cập nhật tại đây và báo trước cho doanh nghiệp.

Lưu ý

• Tài khoản đăng nhập do iHouzz cấp. Một tài khoản PropSales dùng được cho cả PropSales web và app PropSales.
• Trang đăng nhập PropSales web hiện vẫn hiển thị logo PropHub, tên cũ của hệ thống. Một số mục trên OneBox, như Mapping Prophub, cũng còn dùng tên cũ.

Lead đi qua những đâu

Lưu đồ dưới đây là quy trình mặc định của hệ thống khi thiết lập: lead đi từ kênh quảng cáo tới sales, và mỗi bên chịu trách nhiệm tiếp nhận, xử lý, phản hồi việc gì. Doanh nghiệp có thể thay đổi giai đoạn, thời hạn, nhóm nhận lead và người duyệt cho khớp với quy trình thực tế (mục E1).

Ai chịu trách nhiệm việc gì

Các bước sales xử lý một lead (giai đoạn, thời hạn, rẽ nhánh) xem chi tiết ở mục D2.

E1Thay đổi quy trình khai thác lead

Dùng khi công ty muốn đổi cách chia lead hoặc cách sales xử lý lead: đổi thời hạn, thêm giai đoạn, đổi nhóm nhận lead, mở dự án mới… Quản lý kinh doanh quyết định thay đổi; IT (hoặc người có quyền cấu hình PropSales web) thực hiện.

Muốn đổi gì, sửa ở đâu

Các bước

1. Ghi rõ thay đổi: đổi gì, áp dụng cho dự án nào, từ ngày nào.
2. Trên PropSales web, vào Khai thác Lead → Cấu hình nguồn Lead, mở kho lead của dự án và mở Workflow đang áp dụng trong Danh sách cấu hình lead hiện có.
3. Sửa theo bảng trên, rồi bấm Lưu ở cuối form Workflow.
4. Báo cho đội sales quy định mới (giai đoạn, thời hạn, thông tin phải điền) trước ngày áp dụng. Phần D của tài liệu này mô tả quy trình mẫu; nếu công ty đổi quy trình, hãy gửi kèm bảng thời hạn mới.
5. Theo dõi vài ngày đầu ở Báo cáo khai thác Lead (mục C2): lead có được chia đều không, nhóm nào đang tồn lead.

Kết quả: lead mới vào kho được chia và xử lý theo quy trình mới.

Lưu ý: ghi lại mỗi lần thay đổi (ngày, người sửa, nội dung) để dễ đối chiếu khi có sự cố.

E2Thêm trang mạng xã hội hoặc website mới

Dùng khi công ty mở thêm fanpage, Zalo OA, tài khoản quảng cáo hoặc website mới và muốn lead từ đó đổ về OneBox rồi chia cho sales. IT kết nối kênh; Marketing ghép chiến dịch với dự án và theo dõi kết quả.

Kênh mới, kết nối ở đâu

Các bước

1. Kết nối kênh mới theo bảng trên.
2. Trong bảng Mapping, ghép chiến dịch của kênh mới với đúng dự án, Repo ID và Repo Config Code (mục A13).
3. Gửi thử một lead: tự điền form quảng cáo hoặc form website bằng thông tin thử.
4. Kiểm tra lead thử đã vào OneBox (mục B2) và đã sang PropSales web (mục A14).
5. Báo Marketing theo dõi kênh mới trong báo cáo quảng cáo (mục B3).

Kết quả: lead từ kênh mới vào OneBox, sang đúng kho lead trên PropSales web và được chia cho sales như các kênh cũ.

Lưu ý: chuyển lead thử sang giai đoạn Không tiềm năng và ghi rõ là lead thử, để không làm lệch báo cáo.

E3Báo lỗi hệ thống

Dùng khi hệ thống không chạy như mong đợi: không có lead mới, lead không sang PropSales web, sales không nhận được lead, không đăng nhập được…

Bước 1. Tự kiểm tra nhanh

Nhiều sự cố có thể tự xử lý trong vài phút. Kiểm tra theo bảng sau trước khi gửi yêu cầu:

Bước 2. Gửi yêu cầu hỗ trợ

Gửi yêu cầu qua các kênh ở mục Liên hệ hỗ trợ, kèm đủ các thông tin sau để được xử lý nhanh:

• Tên công ty và email tài khoản gặp lỗi.
• Hệ thống gặp lỗi: OneBox, PropSales web hay app PropSales.
• Bạn đang làm gì, mong đợi điều gì, và thực tế thấy gì.
• Ảnh chụp màn hình hoặc video lỗi.
• Thời điểm xảy ra lỗi, và lỗi còn tiếp diễn hay không.
• Mã lead hoặc số lượng lead bị ảnh hưởng, nếu có.

Bước 3. iHouzz xử lý yêu cầu

iHouzz tiếp nhận và tạo phiếu, phân loại mức ưu tiên rồi báo bạn thời hạn xử lý. Lỗi làm dừng việc nhận lead được ưu tiên xử lý trước. Câu hỏi về cách dùng được trả lời kèm mục hướng dẫn tương ứng; lỗi được kiểm tra và chuyển đội kỹ thuật khi cần.

Bước 4. Xác nhận kết quả

Khi iHouzz báo đã xử lý xong, hãy kiểm tra lại và xác nhận. Nếu lỗi vẫn còn, trả lời ngay trong yêu cầu đó để iHouzz mở lại phiếu, không cần gửi yêu cầu mới.

E4Lập nhóm sales ưu tiên nhận lead

Dùng khi công ty muốn dành lead từ quảng cáo cho những sales xử lý tốt nhất, để tăng tỷ lệ chốt và dùng ngân sách quảng cáo hiệu quả hơn. Quản lý kinh doanh đặt quy định và xét chọn; IT cấu hình trên PropSales web; Marketing ghép chiến dịch vào kho lead của nhóm.

Quy định mẫu

Công ty có thể dùng nguyên hoặc điều chỉnh quy định dưới đây.

Các bước

1. Thống nhất quy định nhóm ưu tiên (điều kiện, quyền lợi, thời hạn xét lại) và thông báo cho toàn bộ sales.
2. Tạo một nhóm khai thác lead riêng, ví dụ đặt tên "Nhóm ưu tiên", và thêm các sales đủ điều kiện (mục A8).
3. Tạo kho lead và Workflow riêng cho nhóm này (mục A9, A10): ở Đơn vị tham gia, chọn "Nhóm ưu tiên".
4. Gửi mã của kho lead mới cho Marketing. Marketing ghép các chiến dịch quảng cáo muốn dành cho nhóm ưu tiên vào kho này trong bảng Mapping (mục A13). Các chiến dịch còn lại vẫn đi vào kho của các nhóm khác.
5. Đến kỳ xét lại, đối chiếu số liệu của từng sales: số giao dịch đã kiểm duyệt, số lần để lead quá hạn, mức độ cập nhật lịch sử chăm sóc (mục C2, C3).
6. Thêm sales mới đủ điều kiện và đưa sales không còn đạt ra khỏi nhóm (mục A8). Thông báo kết quả cho sales.

Kết quả: lead từ các chiến dịch được chọn đi thẳng tới nhóm ưu tiên; nhóm được làm mới định kỳ theo hiệu suất thực tế.

Lưu ý: việc xét chọn và đưa sales vào, ra khỏi nhóm do quản lý thực hiện theo quy định của công ty; hệ thống không tự động làm việc này.

F1Thuật ngữ

F2Liên hệ hỗ trợ

Khi cần cấp tài khoản, đặt lại mật khẩu, cấp quyền hoặc gặp lỗi không tự xử lý được, hãy liên hệ iHouzz:

Khi gửi yêu cầu, hãy kèm tên công ty, email tài khoản, ảnh chụp màn hình lỗi và thời điểm xảy ra lỗi để được hỗ trợ nhanh hơn.

F3Thông tin tài liệu

Tài liệu và hình ảnh minh hoạ thuộc bản quyền của Công ty Cổ phần Công nghệ iHouzz. Giao diện thực tế có thể khác đôi chút tùy phiên bản phần mềm. Dữ liệu khách hàng trong ảnh đã được làm mờ.

F4Câu hỏi thường gặp

Tôi không đăng nhập được OneBox.

Bấm biểu tượng con mắt để kiểm tra lại mật khẩu vừa gõ. Nếu quên mật khẩu, liên hệ iHouzz để được đặt lại (mục F2).

Tôi không thấy menu hoặc nút như trong hướng dẫn.

Tài khoản của bạn chưa được cấp quyền dùng chức năng đó. Liên hệ iHouzz để được cấp quyền.

Đã kết nối Facebook nhưng không thấy fanpage.

Kiểm tra tài khoản Facebook đã kết nối có quyền Admin của fanpage đó không (mục A2).

Fanpage hoặc tài khoản quảng cáo đang chạy bỗng không còn đổ lead về.

Thường do đã đổi mật khẩu Facebook, gỡ quyền quản trị, hoặc kết nối đang ở trạng thái Dừng. Vào MỤC KHÁC → Kết nối kiểm tra trạng thái và kết nối lại nếu cần (mục A2, A4, A5).

Lead trong Google Sheet không về OneBox.

Kiểm tra tài khoản Google chứa Sheet đã được kết nối (mục A4) và cấu hình đồng bộ đang bật (mục A6). Lưu ý dữ liệu chỉ đi một chiều từ Sheet vào OneBox, và mỗi dòng chỉ tạo lead một lần.

Lead không sang PropSales web hoặc báo lỗi khi đẩy.

Mở nhật ký đẩy (mục A14) để xem lỗi. Lỗi thường do bảng Mapping thiếu Dự án, Repo ID hoặc Repo Config Code cho chiến dịch đó, hoặc Thời điểm đẩy không khớp tình huống. Sửa ở mục A13.

Lead đã vào kho trên PropSales web nhưng nhân viên chưa nhận được.

Kiểm tra trong Workflow (mục A10): Trạng thái cấu hình đang bật, hôm nay nằm trong Thời gian áp dụng, giờ hiện tại nằm trong Giờ làm việc, nhân viên đã có trong nhóm (mục A8), và nhân viên chưa giữ quá Số lượng Lead tối đa.

Sale không nhận được thông báo lead mới.

Kiểm tra app PropSales đã được cho phép gửi thông báo trên điện thoại (mục D1), và giai đoạn Lead mới đã có thông báo với điều kiện Thay đổi trạng thái (mục A11).

Lead của tôi bị chuyển cho người khác.

Lead đã quá thời gian xử lý tối đa của giai đoạn nên hệ thống thu hồi và chia lại (mục D7). Hãy chuyển giai đoạn đúng hạn, hoặc xin gia hạn trước khi hết giờ ở những giai đoạn được phép.

Báo cáo trong Report Center không có số mới.

Báo cáo không tự cập nhật khi mở. Bấm Chạy snapshot để lấy số liệu mới nhất (mục B5).