Hướng dẫn OneBox cho Sale

Nguyên tắc khi khai thác lead

Các nguyên tắc dưới đây áp dụng cho mọi lead. Đây cũng là căn cứ để quản lý đánh giá và xét chọn sales vào nhóm ưu tiên nhận lead (mục E4).

• Xử lý đúng thời hạn của từng giai đoạn (mục D2). Lead để quá hạn sẽ bị thu hồi (mục D7).
• Cập nhật giai đoạn và lịch sử chăm sóc đầy đủ ngay sau mỗi lần liên hệ khách: đã nói gì, đã gửi gì, hẹn gì tiếp theo. Lịch sử chăm sóc là căn cứ để đánh giá sales, không chỉ để báo cáo.
• Ghi rõ lý do khi kết thúc một lead, để Marketing biết lead đó tốt hay kém (mục B4).
• Bảo mật dữ liệu khách: chỉ dùng thông tin khách để tư vấn trong hệ thống; không sao chép, chụp màn hình gửi ra ngoài, không chia sẻ cho người khác hoặc dùng cho mục đích riêng. Vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của công ty.

D1Cài app và đăng nhập

Để làm gì: nhận và xử lý lead trên điện thoại.

Cần có: điện thoại Android hoặc iPhone; email (hoặc số điện thoại) và mật khẩu iHouzz cấp cho bạn. Link tải app cũng có ở mục Địa chỉ hệ thống.

PropSalesCó trên Android và iPhone

Google PlayApp Store

1. Tải app PropSales (biểu tượng như hình trên): bấm nút Google Play nếu dùng điện thoại Android, App Store nếu dùng iPhone.
2. Mở app, nhập Email hoặc số điện thoại và Mật khẩu.
3. Bấm ĐĂNG NHẬP. Quên mật khẩu: bấm Quên mật khẩu? ngay bên dưới.
4. Khi app hỏi, bấm cho phép gửi thông báo. Nếu tắt thông báo, bạn sẽ không biết khi có lead mới hoặc lead sắp hết hạn.

Kết quả: trang chủ app hiện ra.

D2Quy trình xử lý lead và thời hạn

Mỗi lead bạn nhận đi qua các giai đoạn dưới đây. Mỗi giai đoạn có thời gian xử lý tối đa: hết thời gian mà chưa chuyển sang giai đoạn tiếp theo, hệ thống thu hồi lead (mục D7).

1. Lead mới10 phút
2. Tiếp nhận30 phút
3. Quan tâm48 giờ
4. Quan tâm sâu120 giờ · gia hạn
5. Gặp trực tiếp168 giờ · gia hạn
6. Booking / Cọcthành công

Dừng giữa chừng: Chưa liên hệ được (lead chuyển cho sales khác) · Không phù hợp nhu cầu · Không tiềm năng · Khách hàng không quan tâm · Đã có sales tư vấn

Thời hạn trên là quy trình mẫu; công ty bạn có thể đặt khác. Khi kết thúc, lead nằm ở một trong các giai đoạn: Booking / Cọc (thành công), Không phù hợp nhu cầu (giữ làm khách tiềm năng dài hạn), Không tiềm năng, Khách hàng không quan tâm hoặc Đã có sales tư vấn.

Lưu ý: mỗi thẻ lead trong danh sách có dòng chữ đỏ Còn lại …, cho biết thời gian còn lại trước khi lead bị thu hồi. Ưu tiên xử lý các lead sắp hết giờ.

D3Có lead mới

Khi nào: app báo Lead mới. Mục Thông báo trong app cũng nhắc khi lead sắp hết hạn hoặc cần đánh giá.

1. Bấm vào thông báo, hoặc mở Quản lý LEAD để xem danh sách lead. Các tab phía trên chia lead theo giai đoạn; có thể tìm theo tên hoặc lọc theo Chiến dịch, Thời gian.
2. Bấm Chi tiết trên thẻ lead. Tab Thông tin chung có mã lead, ngày tạo, người tiếp nhận và thông tin khách. Bấm Lịch sử tương tác để xem các lần chăm sóc trước.
3. Chuyển lead sang Tiếp nhận trước khi hết thời hạn của giai đoạn Lead mới (mẫu: 10 phút). Cách chuyển: mục D5.
4. Gọi khách lần đầu trước khi hết thời hạn của giai đoạn Tiếp nhận (mẫu: 30 phút).
5. Gọi xong, chọn giai đoạn tiếp theo theo mục D4.

D4Gọi xong chọn giai đoạn nào?

Tra theo tình huống sau cuộc gọi. Mục Cần điền là các thông tin app yêu cầu khi chuyển giai đoạn.

Khách không nghe máy, thuê bao
→ Chọn Chưa liên hệ được.
Cần điền: ghi chú.
Lead được chuyển cho sales khác liên hệ tiếp.

Khách xin bảng giá, mặt bằng, chính sách bán hàng, thông tin dự án
→ Chọn Quan tâm (48 giờ).
Cần điền: ghi chú.
Việc tiếp theo: gửi tài liệu cho khách, theo dõi phản hồi, cập nhật lịch sử chăm sóc.

Khách hỏi kỹ về giá, pháp lý, phương thức thanh toán, chiết khấu
→ Chọn Quan tâm sâu (120 giờ).
Cần điền: nội dung tư vấn, ảnh chụp đoạn chat, thời lượng cuộc gọi.

Đã gặp khách, đã dẫn khách xem nhà mẫu hoặc dự án
→ Chọn Gặp trực tiếp (168 giờ).
Cần điền: ảnh gặp khách, nội dung trao đổi.

Khách chuyển tiền booking hoặc tiền cọc
→ Chọn Booking / Cọc.
Cần điền: ảnh chuyển khoản, số tiền booking, sản phẩm booking.
Nếu công ty có bước kiểm duyệt giao dịch, giao dịch chỉ được tính là thành công sau khi bộ phận kiểm duyệt xác nhận (mục C2). Điền đủ, đúng thông tin để không bị trả lại.
Sau bước này, giao dịch (giữ căn, cọc, hợp đồng) tiếp tục ở phần giỏ hàng, giao dịch của PropSales web (xem mục Địa chỉ hệ thống).

Khách có nhu cầu nhưng sản phẩm không phù hợp: ngân sách thấp, sai khu vực, sai loại hình sản phẩm
→ Chọn Không phù hợp nhu cầu.
Cần điền: lý do không phù hợp (ví dụ ngân sách, khu vực mong muốn).
Lead được giữ lại trong nhóm khách tiềm năng dài hạn, để chăm sóc lại khi có sản phẩm phù hợp.

Khách bấm nhầm quảng cáo, không có nhu cầu, là sales bất động sản, số điện thoại không tồn tại, hoặc cúp máy ngang
→ Chọn Không tiềm năng.
Cần điền: lý do cụ thể.

Khách không quan tâm sản phẩm
→ Chọn Khách hàng không quan tâm.
Cần điền: lý do.

Khách đã làm việc với sales khác, hoặc không muốn nhận thêm tư vấn
→ Chọn Đã có sales tư vấn.
Cần điền: tên sales đang chăm sóc, công ty hoặc sàn giao dịch, nếu biết.

D5Cập nhật giai đoạn trên app

Khi nào: sau mỗi lần liên hệ khách. Cập nhật đúng hạn để lead không bị thu hồi và quản lý theo dõi được.

1. Mở Chi tiết LEAD, chọn tab Thông tin giai đoạn.
2. Ở ô Giai đoạn, chọn giai đoạn mới (tra ở mục D4).
3. Điền các thông tin bắt buộc (có dấu ) và Ghi chú* nội dung đã trao đổi.
4. Bấm Cập nhật.

Kết quả: app báo "Cập nhật giai đoạn thành công" và lead chuyển sang tab của giai đoạn mới.

D6Xin gia hạn

Khi nào: khách cần thêm thời gian ở giai đoạn Quan tâm sâu hoặc Gặp trực tiếp (theo quy trình mẫu), và lead sắp hết thời gian xử lý.

• Gửi yêu cầu gia hạn trên app trước khi hết hạn. Hết hạn rồi thì không xin được nữa.
• Mỗi giai đoạn chỉ được xin một số lần nhất định; theo quy trình mẫu, Quan tâm sâu và Gặp trực tiếp mỗi giai đoạn được xin tối đa 3 lần.
• Yêu cầu cần được người phê duyệt do công ty bạn chỉ định duyệt. Trong lúc chờ duyệt, tiếp tục chăm sóc khách và cập nhật lịch sử chăm sóc.

Lưu ý: mục Thông báo nhắc khi lead sắp hết hạn. Xin gia hạn ngay khi nhận nhắc, đừng đợi sát giờ.

D7Lead bị thu hồi

Vì sao bị thu hồi: lead để quá thời gian xử lý tối đa mà chưa chuyển giai đoạn. Tùy cấu hình của công ty, hệ thống sẽ:

• phân bổ lại: chuyển hẳn lead sang sales khác; hoặc
• phân bổ thêm: lead vẫn thuộc bạn nhưng được giao thêm cho sales khác.

Cách tránh

• Bật thông báo của app (mục D1).
• Ưu tiên lead có dòng chữ đỏ Còn lại … ít nhất.
• Cập nhật giai đoạn ngay sau mỗi cuộc gọi (mục D5), kể cả khi khách không nghe máy.
• Ở giai đoạn được gia hạn, xin gia hạn sớm (mục D6).

Quy định mẫu khi để lead quá hạn nhiều lần

Ngoài việc bị thu hồi lead, công ty có thể đặt thêm quy định riêng. Ví dụ một quy định mẫu:

Quy định áp dụng thực tế do công ty bạn quyết định và thông báo.