Hướng dẫn OneBox cho Quản lý kinh doanh

C1Lịch theo dõi

Mỗi mục trong phần này trả lời một câu hỏi quản lý kinh doanh hay gặp, theo cùng một khung: Câu hỏi → Xem ở đâu → Đọc số thế nào → Số xấu thì làm gì. Số liệu chính nằm ở Báo cáo khai thác Lead trên PropSales web.

Đăng nhập PropSales web theo mục A7.

C2Đội sales có xử lý kịp lead không?

Xem ở đâu: trên PropSales web, mở menu Báo cáo → Báo cáo khai thác Lead.

1. Chọn khoảng ngày cần xem ở hai ô Khảo sát từ ngày và Khảo sát đến ngày.
2. Nếu cần, lọc thêm theo Công ty, Nguồn, Sàn giao dịch hoặc TTGD (trung tâm giao dịch).
3. Bấm Tìm kiếm. Mỗi dòng là một nhóm hoặc đơn vị.

Đọc số thế nào

Con số cần nhìn đầu tiên: SL đã khai thác ÷ SL được phân bổ. Tỷ lệ này thấp nghĩa là lead đã chia nhưng chưa được xử lý, tức nhóm đang để tồn lead.

Số xấu thì làm gì: nhắc trưởng nhóm ngay trong ngày. Lead để quá thời hạn sẽ bị hệ thống thu hồi và chia cho người khác (mục D7), làm khách phải chờ lâu hơn.

Kiểm duyệt giao dịch cọc

Để số giao dịch thành công phản ánh đúng thực tế, công ty nên phân công một bộ phận kiểm duyệt (ví dụ dịch vụ khách hàng hoặc quản lý kinh doanh):

1. Sales chuyển lead sang Booking / Cọc, kèm ảnh chuyển khoản, số tiền và sản phẩm (mục D4).
2. Bộ phận kiểm duyệt đối chiếu với chứng từ thực tế.
3. Đúng: xác nhận giao dịch thành công. Thiếu hoặc sai: báo sales bổ sung.

Chỉ giao dịch đã kiểm duyệt mới được tính khi đánh giá sales và xét nhóm ưu tiên (mục E4).

C3Nhóm nào đang để tồn lead hoặc gọi ít?

Xem ở đâu: cùng Báo cáo khai thác Lead (mục C2), chọn khoảng ngày là tuần vừa qua.

Đọc số thế nào: so các nhóm với nhau theo 3 dấu hiệu:

• Tồn lead: SL đã khai thác thấp hơn hẳn SL được phân bổ.
• Gọi ít: SL cuộc gọi đã thực hiện thấp so với số lead được chia. Nhóm có nhiều lead nhưng ít cuộc gọi là nhóm cần nhắc trước tiên.
• Không hoạt động: Thời gian khai thác gần nhất đã cách đây nhiều ngày.

Số xấu thì làm gì

Thay đổi Workflow làm theo mục E1.

Áp dụng quy định với từng sales: ngoài số liệu theo nhóm, quản lý theo dõi thêm số lần mỗi sales để lead quá hạn, mức độ cập nhật lịch sử chăm sóc và số giao dịch đã kiểm duyệt. Đây là căn cứ để áp dụng quy định khi quá hạn nhiều lần (mục D7) và xét lại nhóm sales ưu tiên (mục E4).

C4Báo cho Marketing lead kém chất lượng

Marketing chỉ thấy số lead và chi phí quảng cáo; kết quả sales gọi khách nằm trên PropSales web. Gửi số liệu này hằng tuần để Marketing điều chỉnh quảng cáo (mục B4).

1. Mở Báo cáo khai thác Lead, chọn tuần vừa qua, bấm Tìm kiếm.
2. Bấm Xuất Excel để tải báo cáo.
3. Gửi file cho Marketing, ghi rõ: nguồn nào có nhiều SL lead không hợp lệ, và lý do sales hay gặp (sai số, không có nhu cầu, là sales bất động sản…).

Kết quả: Marketing biết chiến dịch nào mang về lead kém để chỉnh hoặc tắt.

C5Điều chỉnh khi số liệu xấu kéo dài

Khi các dấu hiệu ở mục C2, C3 lặp lại nhiều tuần, nguyên nhân thường nằm ở quy trình chia lead chứ không phải ở từng sales.

Các bước thực hiện và báo cho sales: xem mục E1.